İş Analizi ve İş Tasarımı

İş Analizi ve İş Tasarımı

24 Nisan 2019 0 Yazar: Lider Atlası

A. İş Analizi (Job Analysis)

Hiç kuşku yok ki yönetim sürecinin her aşamasının sağlıklı biçimde yürütülmesinde ve arzu edilen sonuçların elde edilmesinde bilgi önemli bir faktördür. Bu bakımdan yapılmak istenen işle ilgili sistemli bir çalışma ile güvenilir bilgilerin elde edilmesi son derece önemlidir. Karar verme konumundaki kişilere yapılacak işlerle ilgili doğru kararlar verebilmeleri için kapsamlı bilgilerin sağlanması gerekmektedir. Bu da adına iş analizi denilen çok yönlü bir çalışmanın gerçekleştirilmesi ile mümkün olabilir. İnsan Kaynakları Planlaması konusu açıklanırken iş analizi hakkında kısa bir ifade ile İK planlaması sürecinde gerekli bilgilerin elde edilebilebilmesi için kullanılan bir yöntem olduğuna değinilmişti. İK Planlaması sürecinde bilginin önemine vurgu yapan bazı araştırmacılar, planlama ve bilgi edinme yöntemlerini birlikte ele almaktadırlar. ​ İş analizi ile elde edilecek verilerin, İK planlaması başta olmak üzere tüm İK uygulamalarının başarısı için belirleyici olacağını söylemek mümkündür. 

​İş analizi ile; belirli bir örgütün faaliyetleri kapsamında yapılması gereken her bir iş için gerekli niteliklerin belirlenmesi, yapılacak işlerin en doğru şekilde yapılabilmesi için iş gereklerinin tespit edilmesi, yetki ve sorumluluklar ile çalışma şartları ve usullerinin belirlenmesi  amaçlanır. İş analizi yapılırken işin niteliği, nasıl yapılacağı, ne tür beceri ve tecrübe gerektirdiği gibi sorulara cevap aranır. Oldukça özenli bir çalışma gerektiren iş analizi, çeşitli bilimsel yöntemlerin de kullanıldığı uzun bir süreçtir. İş analizinde bilgi ve belge toplama, anket, gözlem ve görüşme gibi yöntemler kullanılmaktadır.

​İş analizi sonucunda elde edilen veriler çeşitli süreçlerle işlenerek faydalı bilgilere dönüştürülür ve bu bilgileri, iş tanımlarının hazırlanmasında kullanılır. Bu yönüyle iş tanımlarının, iş analizinin uzantıları olduğu söylenebilir. Pozisyon tanımı şeklinde de ifade edilen iş tanımı; belirli bir işin yapısını, nasıl ve niçin yapıldığını, işin içerdiği eylem ve işlemleri, diğer işlerle olan ilişkisini ve farklarını ayrıca işin gerektirdiği iş ortamını tanıtan  yazılı açıklamalardır. İş tanımı için  işin kimliği olduğu söylenebilir. İş tanımları, adayların işe alım sürecinde yapacakları işi tanıtmak için kullanılabilmektedir.

B. İş Tasarımı (Job design)

İş Tasarımı

İş tasarımı; iş memnuniyeti veya işe yabancılaşma gibi konularda çalışanların olumsuz tutum ve davranışlardan uzak kalmalarını başka bir deyişle motivasyon düzeylerinin yüksek tutulmasını sağlamak için yapmakta oldukları işlerin hem sosyal hem de yapısal özelliklerinde yeniden yapılanmaya gidilmesi olarak açıklanabilir. Kısaca ifade etmek gerekirse işi, çalışan açısından daha zevkli hale getirmeye çalışmaktır. İş analizi sürecinde işin yapılması için gerekli olan unsurlar belirlenirken, iş tasarımında ise bu unsurların nasıl bir araya getirilebileceği üzerinde durulur. Çalışanların yapmakla sorumlu oldukları işlerin yeniden tasarlanması ile iş tatmini düzeylerinin artırılması ve parasal olmayan ödüller kullanılarak verimliliklerinin artırılması sağlanır.

Örgütlerde iş tasarımı kapsamında yapılabilecek çeşitli faaliyetler şunlardır;

İş Basitleştirme (Job Simplification): İşin daha küçük bölümlere ayrılması sayesinde basit görevlerin belirlenmesidir. Böylece çalışanların eğitiminin kolaylaştırılması, işin niteliksiz iş gücü tarafından da başarılabilmesi dolayısıyla maliyetlerin azaltılması amaçlanmaktadır.

İş Rotasyonu (Job Rotation): Çalışanların bazı aralıklarla örgüt içerisinde farklı işler için görevlendirilmesidir. Bu sayede çalışanların sürekli aynı işi yapmanın verdiği tekdüzelikten kurtulması, farklı iş deneyimleri edinerek işe olan ilgilerinin artırılması amaçlanmaktadır. İş rotasyonu uygulamasının özellikle büyük örgütlerde örgütün farklı kademelerinin ve diğer çalışanların daha iyi tanınması amacıyla da uygulanabildiğini ifade etmek gerekir.

İş Genişletme (Job Enlargement): Çalışanın tek bir işte uzmanlaşması yerine sorumlu olduğu iş ile benzerliği bulunan birkaç işi birlikte yapmakla görevlendirilmesidir. Yatay genişleme olarak da ifade edilmektedir. Bu sayede aşırı uzmanlaşmanın getirdiği tekdüzeliğin ve yorgunluğun azaltılması amaçlanır. Bunun gerçekleştirilebilmesi için çalışanlara eğitim verilmesi, yerleşim düzeninin değiştirilmesi gibi çeşitli adımların atılması gerekebilir. 

İş Zenginleştirme (Job Enrichment): Çalışanlara yapmakta oldukları işlerle ilgili planlama, yöneltme ve denetim sorumluluğu verilmesidir. Çalışanların, çalışma yönteminin belirlenmesinde, kullanılacak araçların seçiminde serbest bırakılmaları,  kendilerini denetleyip hatalarını düzeltmeleri konusunda imkan sahibi olmaları, kaliteden sorumlu tutulmaları gibi becerilerini kullanmalarına, fikri katılımlarının artırılmasına yönelik düzenlemelerdir. Dikey genişleme olarak da adlandırılmaktadır. İş zenginleştirmede İşin çalışanlarca daha çok benimsenmesi, çalışanların işlerini severek yapmaları amaçlanmaktadır. 

​İş Karakteristikleri Modeli (Job Characteristics Model): Bu modelde işin, beceri çeşitliliği, görev kimliği, görevin anlamlılığı, özerklik (otonomi) ve geribildirim şeklinde beş karakteristik açısından değerlendirilmesi önerilmektedir. Modele göre bu beş karakteristik çalışanın motivasyonu üzerinde etki sahibidir. 

Süreç Yenileme (Reengineering): Maliyet, kalite, hız gibi çeşitli konularda önemli gelişmeler kaydedebilmek amacıyla iş süreçlerinin yeniden tasarlanması olarak ifade edilebilir.