Denetleme

Denetleme

7 Şubat 2020 0 Yazar: Lider Atlası

Yönetim literatüründe bazen kontrol veya denetim olarak ifade edilen denetleme fonksiyonu, yönetim fonksiyonlarının beşincisi ve sonuncusudur.

Yönetim süreci kapsamında planlanan durum ile gerçekleşen durum arasında nasıl bir farkın oluştuğunu tespit etmek denetim fonksiyonu ile mümkündür. Planlar ne kadar iyi hazırlanırsa hazırlansın uygulama aşamasında sorunlarla karşılaşılması ve aksaklık yaşanması kaçınılmazdır. Faaliyetlerin tamamlanmasının ardından elde edilecek sonuç öngörülenden ve istenenden çok daha farklı olabilir. İşte bu durumun tespiti ve gerekli düzeltmelerin yapılabilmesi için yapılması gereken şey denetimdir.

Günlük yaşamda plansız yapılan işlerden yakınıldığı kadar denetimlerin yetersizliğinden yakınıldığına da sıklıkla tanık oluruz. Yapılması istenen işin uzun bir sürece yayılması, planlama aşamasında gerekli özenin gösterilmemiş olması, uygulama aşamasında öngörülemeyen büyüklükte ve çok sayıda sorunla karşılaşılması gibi nedenler etkili bir denetimin yapılabilmesini güçleştirir. Ayrıca uygulama aşamasında karşılaşılan güçlükler yöneticinin, denetim konusunu ihmal etmesine de yol açabilir. Bu nedenle denetim konusu en çok ihmal edilen konular arasındadır. Oysa denetim, örgütün başarısı için oldukça önemlidir.

Batı ülkelerinde adeta bir kültür haline gelen yapılanlardan ders çıkarma anlayışı esasında oldukça etkili bir denetim yöntemidir. Çalışanlardan yaptıkları her işi rapor etmeleri ve raporlarında çıkarılan dersler (lessons learned) adında özel bir bölüm açmaları, bu bölümde de yaptıkları işlerle ilgili etraflıca değerlendirmelerde bulunmaları istenir. Örgütler, çalışanlardan sağlanan geri bildirim sayesinde sonraki çalışmaların daha etkili gerçekleştirilmesi için gerekli düzeltmelerin neler olduğunu bizzat işi yapan kişilerden öğrenme fırsatı bulurlar. Çoğu insan sadece hatalardan ders çıkarmak gerektiğini düşünebilir. Halbuki başarı ile tamamlanmış işlerden de oldukça değerli derslerin çıkarılması ve bu sayede izleyen çalışmaların daha iyi, daha kolay ve daha az maliyetli bir şekilde gerçekleştirilmesi mümkün olabilir. Dolayısıyla yapılan her bir işin sonuçlarının titizlikle değerlendirilmesi gerekir.

İşletmenin tüm faaliyetlerinin ne derece başarılı oldukları yönetici tarafından izlenmelidir. Başka bir ifade ile tüm faaliyetlerin denetlenmesi gerekir. Üretim miktarı ile birlikte üretim kayıpları, satış rakamları, maliyet, karlılık gibi pek çok unsurun önceden belirlenmiş standartlara göre değerlendirilmesi işletmenin devamlılığı açısından son derece önemlidir. Aynı zamanda personelin iş yerinde sergiledikleri davranışların da belirli standartlar dahilinde olmasına dikkat edilir. Kaytarma, mobbing, örgütsel sapma gibi işletme ve diğer çalışanlar için olumsuz sonuçlara neden olacak davranışlara yönelen personel hakkında zamanında bilgi sağlanması kolay olmayabilir. Bu nedenle personelin davranışları ile ilgili denetlemelerin de belirli bir ölçü içerisinde gerçekleştirilmesi gerekir.

Etkin bir denetim mekanizmasının yokluğunda, örgütte sürdürülen bazı faaliyetlerin planlar doğrultusunda yürütülmediğini anlamak zaman alabilir ve dolayısıyla alınabilecek tedbirler için geç kalınması söz konusu olabilir. Denetim sistemleri örgütsel amaçlara ulaşmayı kolaylaştırarak yöneticilere yardımcı olmaktadır.

​İşletmelerde; ticari, teknik, mali, emniyet, muhasebe, halkla ilişkiler ve ar-ge bölümlerince sürdürülen faaliyetler, kurum yöneticileri tarafından nezaret edilebilecek türden işler olsa da denetim fonksiyonu bazı durumlarda bu bölümlerin kendi personeli tarafından yapılamayacak kadar karmaşık bir hal alabilir. Dolayısıyla denetimin, asli görevi denetim olan kişilerce yapılması gerektiği savunulmaktadır. 

Denetleme Faaliyetlerinin Türleri

Denetleme faaliyetleri; ileriye yönelik denetim, eş zamanlı denetim ve geriye yönelik denetim şeklinde üç türde gerçekleştirilebilir.

İleriye Yönelik Denetim; Gerçekleştirilecek faaliyetlere girdi olarak katılacak unsurların denetlenmesini ve dolayısıyla gelecekte karşılaşılabilecek hataların en aza indirilmesini ifade eder. Bu yönüyle önleyici denetim adı ile de anılmaktadır.

Eş Zamanlı Denetim; Faaliyetlerin her aşamada eş zamanlı olarak izlenmesi, tespit edilen hataların belirlenerek eş zamanlı olarak çözülmesini ifade etmektedir. ​

Geriye Yönelik Denetim; Faaliyetler gerçekleştikten sonra elde edilen sonuçların değerlendirilmesi ile gerçekleştirilen denetim türüdür. En yaygın denetim türü olduğu söylenebilir. Performans

İşletme bünyesinde gerçekleştirilen en önemli denetim konuları aşağıdaki gibi sıralanabilir;

  • Üretimin denetimi,
  • Pazarlama denetimi,
  • Personelin denetimi,
  • Finansal denetim,
  • Yönetim konuları ile ilgili denetim,

Görüldüğü gibi bu konuların her biri ayrı bir uzmanlık gerektirmektedir ve bu konularda yapılacak olan denetimlerin de kendine has güçlükler barındırması söz konusudur. Dolayısıyla denetimlerin, konuya hakim kişilerin sorumluluğunda sürdürülmesi önem arz etmektedir.

Denetim süreci, birbirini izleyen bir dizi aşamadan oluşmaktadır. Denetim sürecinin aşamaları veya denetleme aşamaları aşağıdaki gibidir;

  • Denetime referans sağlayacak başarı kriterlerinin belirlenmesi,
  • Mevcut durumda erişilen başarı düzeyinin ölçülmesi,
  • Önceden belirlenen başarı kriterleri ile mevcut durumun karşılaştırılması,
  • Gerekli düzeltici tedbirlerin alınması.

Başarı kriterleri belirlenirken örgütsel amaç ve planlarla uyumlu kriterlerin belirlenmesi gerekir.

Denetim sürecinin istenen düzeyde etkili olabilmesi için izlenmesi gereken çeşitli ilkeler bulunmaktadır. Etkili bir denetim için gözetilmesi gereken denetim ilkeleri aşağıdaki gibidir;

  • Denetimle erişilmeye çalışılan amaçların net olarak belirlenmesi,
  • Başarı kriterlerinin akılcı ve ölçülebilir bir biçimde belirlenmesi,
  • Denetimin, belirlenmiş olan denetim konusu ile sınırlı olması,
  • Denetlemenin amacı konusunda personelin bilgilendirilmesi,
  • Denetim sonuçlarının anlaşılır ve sade biçimde raporlanması,

Bu ilkelerin denetimin başarısı veya etkililiği konusunda önemi hakkında kısaca söz etmek gerekirse; Amaçların belirlenmiş olması denetimi kolaylaştıracak ve hem denetim işini gerçekleştirecek olan müfettişlerin hem de denetlenecek birimlerin personelinin belirsizlikle zaman kaybetmeleri ve strese maruz kalmaları önlenecektir.

Başarı kriterleri belirlenirken makul sınırlar çerçevesinde ve ölçülebilir olması, fiili olarak ulaşılan rakamlar ile kıyaslandığında anlamlı sonuçlar elde edilebilmesi bakımından önem taşımaktadır.

Denetimin hangi konuda yapılacağı belirlendikten sonra diğer konulara odaklanmak zaman ve enerji kaybına neden olacak, dolayısıyla denetim amacından uzaklaşacaktır. Örneğin üretimin denetimi için harekete geçildiğinde finansal denetimin kapsamına giren konulara odaklanılıyorsa muhtemelen üretim denetimi gerektiği gibi tamamlanamayacaktır.

Denetleme ile ilgili personelin bilgilendirilmesi, personelin kabahatlerinin değil işleyişle ilgili aksaklıkların araştırıldığının duyurulması ile personelin denetleme ile ilgili yaşayacağı gerginliği azaltmak mümkün olacaktır. Bu da hem personelin hem de örgütün menfaatinedir.

Denetim sonucu elde edilecek bilgiler oldukça değerlidir ve eksiklikleri, düzeltilmesi gereken alanları, rakiplere karşı üstün veya zayıf olunan yönleri görmede eşsiz bir fırsat sunar. Bu nedenle elde edilen bilgilerin sade ve kolay anlaşılır biçimde raporlanması, yöneticilerin ne yapacaklarına kolayca karar verebilmelerine imkan sağlayacaktır. Aksi taktirde karmaşık biçimde sunulmuş raporlar belki de denetim sürecinin yenilenmesine neden olabilir.