Koordinasyon

Koordinasyon

3 Şubat 2020 0 Yazar: Lider Atlası

Yönetim literatüründe Eşgüdüm olarak karşılık bulan Koordinasyon, yönetim fonksiyonlarının dördüncüsüdür. Kısaca ifade etmek gerekirse Koordinasyon, bir işletmedeki birimler veya çalışanlar tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerin birbirleriyle uyumlu hale getirilmesidir.

İşletmeler sadece satış ya da sadece üretim yapan tek yönlü yapılar olarak düşünülmemelidir. İşletmeler, bünyesinde oldukça farklı türden faaliyetler gerçekleştiren organizasyonlardır. Satın alma, insan kaynakları yönetimi, üretim, üretilen ürünlerin pazarlanması, iş yerinin güvenliğinin ve hijyen koşullarının sağlanması, muhasebe işlemleri, araştırma-geliştirme faaliyetleri ve benzeri bir çok faaliyet işletme bünyesinde gerçekleştirilmektedir. İşletme tarafından gerçekleştirilen her türlü iş ve faaliyetin ayrı bir fonksiyon olduğu görülebilir. Buna göre yapılan bölümlendirme ile işletme bünyesinde sürdürülmesi gereken faaliyetlerin farklı birimler aracılığıyla gerçekleştirilmesi sağlanır. İşletme Fonksiyonları sayfasında konu ile ilgili açıklamalara göz atabilirsiniz.

Özellikle karmaşık bir yapıya sahip olan büyük işletmelerde koordinasyonu sağlamak düşünüldüğü kadar kolay değildir. Çok sayıda birim ve personeli bünyesinde barındıran işletmelerde, diğerlerinden habersiz bir şekilde faaliyetlerini sürdüren birimlerin olması sıklıkla karşılaşılan bir durumdur. İletişimde meydana gelen aksamalar, hedef veya amaç birliğinin yeterince sağlanamamış olması, işi kolayına geldiği gibi yapma isteği gibi oldukça basit nedenler işletmelerin bir bütün olarak hareket etmesini engelleyebilmektedir. Birimler arasında koordinasyonun sağlanamaması durumunda sayısız sorunla karşılaşılabilir. Koordinasyon eksikliği; zaman kaybı, üretim kaybı, müşteri kaybı gibi işletmeye önemli zararları olacak sorunlara yol açabilir.

Söz konusu sorunlar hayati düzeyde öneme sahiptir ve bu sorunları daha ortaya çıkmadan önce çözüme kavuşturmanın en temel yolu birimler arasında koordinasyonun sağlanmasıdır. Koordinasyon konusunun açık bir ifade ile yöneticinin dert edinmesi gereken bir konu olduğunu söylemek gerekir.

Birimler arasında koordinasyonu sağlamanın çeşitli yöntemleri bulunmaktadır. İşletmelerin yapılarına, büyüklüklerine, faaliyet alanlarına bağlı olarak uygun yöntemler tercih edilebilir. Koordinasyon sağlanmasında izlenebilecek en önemli yöntemler;

  • Haberleşme ve bilgi sistemleri,
  • Geçici veya daimi kurullar, komiteler,
  • Bütünleştirici veya aracı yöneticiler,

Öncelikle koordinasyonun; işletmenin faaliyetleri ile ilgili haberleşme ve bilgi akışının bir ürünü olduğu kabul edilmektedir. Bu ifadeye dikkat edilirse yukarıda sıralanan, koordinasyon için izlenecek yöntemlerin haber ve bilgi akışını sağlamaya yönelik olduğu görülebilir.

Günümüzde işletme birimleri arasında koordinasyonun etkin bir biçimde sağlanması amacıyla özel yazılımlar kullanılmaktadır. Özellikle 80’li yılların sonuna doğru işletmelerin tüm faaliyetlerinin birbiri ile uyumlu olarak gerçekleştirilmesine imkan sunan çeşitli yazılımlar geliştirilmeye başlandı. Zaman içerisinde muhasebe, insan kaynakları, satış yönetimi, tedarik zinciri yönetimi ve üretim gibi üzerinde özenle çalışılması gereken tüm faaliyetlerin ortak bir yazılım sayesinde birbirleri ile uyumlu olarak gerçekleştirilmesi sağlandı. Kurumsal Kaynak Planlaması (Enterprise Resource Planning – ERP) olarak adlandırılan yazılımlar, şirket içerisinde akan bütün bilgiyi kusursuz olarak bir araya toplayabilmektedir. Oracle, PeopleSoft (Oracle), SAP, Baan ERP, canias gibi yazılımlar işletmelerin tüm faaliyetlerini bir bütün olarak gerçekleştirmeyi ve faaliyet sonuçlarını raporlamayı mümkün hale getirebiliyor. Elbette bu noktada ticari sır niteliğindeki bilgilerin korunabilmesi bağlamında veri güvenliği kavramı ortaya çıkmaktadır. Hangi personelin ne tür bilgiye erişebileceğinin belirlenmesi ve ilgisiz kişilerin veri tabanlarına erişimlerinin engellenmesi için gerekli tedbirler alınmalıdır.

Bazı durumlarda geçici veya daimi kurulların görevlendirilmesi ile koordinasyon sorunlarının çözümü sağlanabilir. Birimler arasında iletişimin güç kazanması ve uyumsuzlukların giderilmesi amacıyla farklı birimlerde çalışan kişilerden oluşturulan geçici görev ekipleri (task force) oluşturulabilir. Bu ekipler ortaklaşa çalışarak birimler arasında irtibatın nasıl daha etkin ve kolay sağlanabileceği, iş ve süreçlerin nasıl iyileştirileceği gibi konularda çözümler geliştirirler. Daimi kurullar veya komiteler vasıtasıyla koordinasyon ise farklı birimlerin yönetici veya temsilcilerinin düzenli toplantılarda bir araya gelmeleriyle sağlanabilir. Bu toplantılarda birimler, karşılaştıkları sorunlar veya talep ettikleri konular hakkında diğer birim yöneticilerine ve tepe yöneticilere bilgiler sunarlar ve ilgili konularda birlikte çözüm aranması mümkün olabilir.

Bütünleştirici ve ara yöneticiler ise çeşitli birimlerin üstünde çözümlenmesi gereken konularla ilgili kararları almak ve yürütmekle sorumludur ve bu sayede ilgili birimler arasında koordinasyonun sağlanması mümkün olabilir. Örnekle açıklamak gerekirse marka konusunda koordinasyonu sağlamak üzere görevlendirilen Marka Yöneticisi; tedarik, üretim, kalite, pazarlama, maliyet gibi çok farklı unsurları gözetmek durumundadır. Dolayısıyla marka yönetimi konusunda farklı birimlerde sürdürülen faaliyetlerin uyum içerisinde sürdürülmesi Marka Yöneticisinin sorumluluğundadır. Bu tip bütünleştirici yöneticiler herhangi bir birimin elemanı değildir. Program yöneticisi, proje yöneticisi gibi örnekler de verilebilir.

Bununla birlikte henüz örgütleme (teşkilatlanma) aşamasındayken yalın bir örgüt yapısının oluşturulması, işletme birimleri arasında etkili bir iletişim sisteminin kurulması, görevlerin ve süreçlerin açık bir şekilde belirlenmesi ve personele bildirilmesi gibi yöntemlerle koordinasyonun sağlanmasına katkıda bulunulabilir.