Örgütleme

Örgütleme

27 Ocak 2020 1 Yazar: Lider Atlası

“Örgütleri anlamak, dünyayı anlamaktır.” Baum & Rowley

Yönetim fonksiyonlarından ikincisi olan örgütleme fonksiyonunu açıklamaya başlamadan önce Örgüt kavramını açıklamak gerekir. Örgüt, belirli bir amacı gerçekleştirmek üzere iki veya daha fazla kişi tarafından bilinçli olarak oluşturulan işbirliği sistemidir. Tanımda yer alan hususlar üzerinde düşünmek gerekirse; örgütün oluşabilmesi için üyeler arasında ortak bir amacın paylaşılması gerekmektedir. Kişilerin tek başlarına yaptıkları işler veya sergiledikleri çabalar örgüt tanımı kapsamında yer almamaktadır. Kişilerin, örgüt teşekkülünü oluşturmaları ancak bilinçli bir katılım ile mümkün olabilir. Son olarak tanımda ifade edildiği şekliyle örgüt, bir sistem biçiminde açıklanmaktadır.

Görüldüğü üzere örgütlerden söz edebilmenin belirli ön koşulları bulunmaktadır. Herhangi bir oluşumun örgüt olarak nitelendirilmesi ancak belirli unsurların varlığına bağlıdır. Bu noktada örgüt araştırmalarının önemi ortaya çıkmaktadır. Araştırmacılar “Örgütü anlamak, dünyayı anlamaktır” diyerek örgüt araştırmalarının ne kadar önemli olduğuna dikkat çekmektedirler.

Örgütleme veya teşkilatlanma fonksiyonu ise belirli bir amacın gerçekleştirilmesi ya da daha doğru bir ifade ile hazırlanan planın uygulanması amacıyla gerekli örgüt yapısının oluşturulması sürecidir. Planlama süreci sonunda ortaya çıkan planda yer alan iş ve eylemleri gerçekleştirecek bir örgütün veya teşkilatın oluşturulması gerekir. Bu aşamada yapılacak temel husus örgütün unsurları arasındaki ilişkilerin ve iletişimin nasıl olacağının belirlenmesidir. Bunun için bir takım soruların cevaplanması gerekir. Yapılacak işler için kaç kişinin görevlendirilmesi gerekecek? Örgüte kabul edilecek kişilerin nitelikleri ne olmalı? Üyeler arasındaki ilişkiler ve iletişim biçimi nasıl olmalı? Yetki ve sorumlulukların paylaşımı nasıl olmalı? Bu sorular yapılacak işin özelliğine göre çeşitlenebilir.

Örgütleme kapsamında sadece üyeler arasındaki ilişkiler düzenlenmemektedir. Kullanılacak olan araç-gereçlerin veya diğer kaynakların temin edilmesi ve kimler tarafından kullanılacağının belirlenmesi de örgütleme kapsamındadır.

Örgütleme İlkeleri

Örgütleme fonksiyonu işletilirken bir takım ilkelerin rehberliğinden yararlanılmalıdır. En önemli örgütleme ilkeleri aşağıdaki gibi açıklanabilir:

İş Bölümü ve Uzmanlaşma İlkesi; Örgütün faaliyet göstereceği alanda yapılacak işlerin bölümlendirilmesi ve üyelerin yetenekleri doğrultusunda uzmanlaşmalarının sağlanması gerekir. Bir diğer açıdan da kabul edilecek üyelerin uzmanlaştıkları alanda görevlendirilmesine dikkat edilmelidir. Aldığı eğitim veya uzmanlaştığı alandan farklı bir alanda görevlendirilecek personelin verimli olamayacağı akılda tutulmalıdır.

Amaç Birliği İlkesi; Örgütün başarmak istediği amaçların belirlenmesi yeterli değildir. Bu amaçların üyeler ile paylaşılması ve üyelerin bu amaçları benimsenmesi sağlanmalıdır. Ancak bu sayede amaç birliği gerçekleşebilir ve üyeler arasında amaca yönelik çalışma iradesi gösterilebilir.

Emir-Komuta Birliği İlkesi; Herhangi bir üyenin yapmış olduğu işle ilgili sadece bir amire karşı sorumlu olması biçiminde açıklanan bu ilke yönetici konumuna sahip kişilerin bir bütün halinde hareket etmelerini de vurgulamaktadır. Birden fazla amirden farklı emirler alan çalışanın ne yapması gerektiği konusunda çatışmalar yaşayacağı, stres seviyesinin yükseleceği, sonuçta başarısız olacağı ifade edilebilir. Üyelerin başarısız olması örgütün başarısız olması anlamına gelir.

Sınırlı Denetim Alanı İlkesi; Yönetici tarafından kontrol edilebilecek kişi sayısı ile ilgili olan bu ilke çok sayıda kişiyi yönetmek durumunda olan yöneticinin başarılı olamayacağını ileri sürmektedir. Yöneticinin etkili bir şekilde yönetim görevini sürdürebilmesi için emri altında çalışacak kişi sayısının işin niteliğine göre sınırlandırılması gerekmektedir.

Yetki Devri İlkesi; Örgütün faaliyet alanında yer alan işlerin daha kolay yapılabilmesi için bazı yetkilerin alt kademede bulunan kişilerle paylaşılması gerekir. Hangi yetkilerin hangi konumdaki kişilerle paylaşılabileceği akılcı biçimde belirlenmelidir.

Yetki ve Sorumluluğun Denkliği İlkesi; Üyelerin yapacakları işlerle ilgili sorumlulukları ve yetkileri birbirine denk olmalıdır. Yetkinin çok ve sorumluluğun az olması durumunda çalışanların fevri hareketler göstermesi kaçınılmazdır. Buna karşın sorumluluğun fazla ve yetkinin az olması durumunda çalışanların iş yapma konusunda isteksiz olacakları söylenebilir. Bu sorunların önüne geçebilmek için yetki ve sorumluluğun birbirine denk olması gerekmektedir.

İstisnalarla Yönetim İlkesi; Literatürde “Fayol Köprüsü” olarak da adlandırılan istisnalarla yönetim, sürekli tekrarlanan ve benzer sonuç üreten işlerle ilgili kararların alt kademelerde bırakılması, üst yönetimin sadece istisnai durumlarda işleyişe müdahalede bulunmasını ifade eder. Özellikle büyük örgütlerde üst yönetimin her işe müdahale etmesi hem mümkün değildir hem de gereksizdir. Bunun yerine yetkileri ve sınırları belirlendikten sonra rutin işler için üst yöneticilerin vakit kaybetmemeleri ve stratejik konulara daha çok zaman ayırabilmeleri sağlanabilir. Bu bağlamda örgütün işleyişi ile ilgili konular düzenlenirken istisnalarla yönetim ilkesi dikkate alınmalıdır.

Verimlilik İlkesi; Bu ilke kaynakların kullanımı ile ilgilidir. Mümkün olan en az kaynağı kullanarak mümkün olan en iyi sonucu elde etmeye çalışılmalıdır.

Etkililik İlkesi; örgütün belirlenen hedeflere ulaşma derecesi etkililik olarak açıklanmaktadır. Bu ilke kapsamında örgütleme aşamasında örgütün etkililiğinin sağlanması için yapılması gerekenler belirlenmelidir. Sonuçta örgütün etkin bir yapıya kavuşturulması gerekir.

Esneklik İlkesi; Örgütün değişen koşullara ayak uydurabilmesi önemli bir yetenektir. Gerektiğinde değişimi başaramayan örgütlerin ayakta durması kolay değildir. Bu nedenle örgütleme aşamasında örgütün çevresel değişimlere uyum sağlayabilecek şekilde yapılandırılması gerekir.

Basitlik İlkesi; Örgütün tüm unsurları arasındaki ilişkiler kolayca anlaşılabilmelidir. Karmaşık biçimde yapılandırılan örgüt içerisinde basit görevleri tamamlamak bile oldukça güç hale gelebilir. Yönetim düzeylerinin, pozisiyonlara ait hiyerarşik ilişkilerin ve iletişim biçimlerinin sade bir yapıda olmasına özen gösterilmelidir.

Etkili bir örgüt yapısının oluşturulabilmesi için en önemli örgütleme ilkeleri yukarıda açıklanmaya çalışılmıştır. Bu karmaşık süreçte yukarıdaki ilkelerden başka gözetilmesi gereken pek çok hususun bulunduğunu da ifade etmek gerekir.