Planlama

Planlama

24 Ocak 2020 0 Yazar: Lider Atlası

İşletmelerin veya kurumların gelecekte elde etmek istedikleri sonuçlarla ilgili olarak yapılması gerekli olan işleri belirlemeleri, kaynakları ve personeli buna göre organize etmeleri bu yapıların başarıları üzerinde belirleyici olmaktadır.

Yönetim fonksiyonlarının ilki olan Planlama, gelecekte yapılacak işlerin belirlenmesi olarak tanımlanabilir. Bu sade ifade ile tanımlanan planlama süreci esasında oldukça çeşitli unsurların gözetilmesini ve hesaba katılmasını gerektiren karmaşık bir özelliğe sahiptir. Bunun en temel sebebi geleceğin tahmin edilebilmesinin güçlüğüdür. Gelecekte işlerin öngörüldüğü gibi gerçekleşip gerçekleşmeyeceğinin tam olarak bilinebilmesi mümkün olamamaktadır. Ayrıca eldeki kaynakların-veya sonradan elde edilebilecek kaynakların- verimlilik ilkesi çerçevesinde değerlendirilmesi ve uygulama aşamasında bu kaynaklardan ne düzeyde yararlanılacağının belirlenmesi de sanıldığı kadar kolay olmayabilir.

Bu nedenle planlama aşamasında gelecekle ilgili rasyonel öngörülerin ve tahminlerin isabetli bir şekilde yapılabilmesi hayati düzeyde öneme sahiptir. Dolayısıyla planlama aşamasında yönetim kademesindeki kişilerin geleceği tahmin edebilme ve analitik düşünebilme becerilerinin önemi dikkati çekmektedir. Geleceğin tasarlanması olarak da düşünebileceğimiz planlama sürecinin hassasiyetle ele alınması gerektiği görülebilir.

Planlama sürecinde doğru işin, doğru yöntemin, doğru aracın hangisi olduğunun en akılcı biçimde karara bağlanması gerekmektedir. Dolayısıyla Karar Verme konusu planlama sürecinde oldukça önemli bir yere sahiptir. Planlama süreci sonunda ortaya çıkan plan; yapılacak işler, izlenecek yöntemler, kullanılacak araç-gereç ve görevlendirilecek personel gibi oldukça çeşitli konulara alınmış kararları içerir. Bu açıdan bakıldığında plan için kararlar topluluğu denilebilmektedir. Yönetimin kalbinde yer alan Karar Verme konusunun mahiyetini ve önemini okumak için Yönetim ve Karar Verme sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Plan Çeşitleri

Planlar çeşitli boyutlar açısından oldukça farklı şekillerde sınıflandırılabilmektedir. Burada en çok kullanılan plan çeşitlerine yer verilmiştir.

Zaman boyutu açısından yapılacak sınıflandırmada planların kısa, orta ve uzun vadeli olarak hazırlanması söz konusudur. Şirketler genellikle bir yıla kadar olan planlarını kısa vadeli planlar, bir yıldan uzun ve beş yıldan az olan bir süreci kapsayan planlarını orta vadeli planlar ve beş yıldan daha uzun süreci kapsayan planlarını da uzun vadeli planlar olarak sınıflandırmaktadır. Şirketin faaliyet gösterdiği iş koluna bağlı olarak bu süreler değişebilir. Örneğin inovasyon odaklı işletmeler veya dijital ürün geliştiren şirketler planlarını oluştururken altı aya kadar olan planlarını kısa vadeli, iki yıla kadar olan planlarını orta vadeli ve iki yıldan uzun süreli planlarını uzun vadeli planlar olarak gruplandırabilirler.

Planlar hazırlandıkları ve uygulamasının takibini yapan yönetim kademeleri dikkate alınarak da sınıflandırılabilmektedir. Bu bağlamda genellikle şirketin; yeni yatırımlar, yeni ürün, yeni ortaklıklar, farklı pazarlara açılma, örgütsel politikilar gibi üst düzey konularda ve tepe yöneticiler tarafından hazırlanan planlara Stratejik Planlar adı verilmektedir. Stratejik planlar, şirketin bütünün ilgilendiren ve üst yönetim tarafından belirlenen amaçlara ulaşmayı mümkün kılabilecek planlardır.

Orta kademe veya Alt kademe yöneticiler tarafından da çeşitli planlar hazırlanabilmektedir. Stratejik amaçlarla uyumlu olacak biçimde hazırlanan ve şirketin işleyişi ve görevlerin uygulamasıyla ilgili konuları içeren bu planlar Taktik Planlar olarak tanımlanmaktadır.

Şirketin faaliyetlerinin sürekliliğine göre sürekli ve süreksiz planlar biçiminde bir sınıflandırma da yapılabilmektedir. Burada temel husus hazırlanan planın tekrar kullanılıp kullanılmayacağı ile ilgilidir. Örneğin; şirketin bir yıllık bütçesi, gerçekleştireceği bir proje, uygulamaya aldığı bir program bir defalık olarak hazırlanan planlardır ve bunlara süreksiz planlar adı verilir. Bütçeler belirli bir dönem için hazırlanmakta olup her yıl için ayrı bir bütçenin belirlenmesi gerekmektedir. Dolayısıyla bütçeler süresi sonunda tekrar kullanılmayacak bir plandır. Şirketin belirli bir alanda gerçekleştireceği inşaat projesi de tek seferlik plan olarak düşünülebilir. Proje tamamlandıktan sonra yapılması istenen yeni projeler artık başka bir planın konusu olmaktadır. Programlar da belirli konuların çözümüne yönelik olarak uygulamaya konan planlardır. Kalite iyileştirme, ürün geliştirme gibi konularda çeşitli programlar uygulamaya konabilir. Tamamlanmalarının ardından tekrar kullanımları söz konusu değildir.

Sürekli planlar ise şirketin belirli bir akış içerisinde tekrar eden faaliyetlerinin nasıl gerçekleştirileceğinin önceden belirlenmesi olarak açıklanabilir. Politikalar, prosedürler ve kurallar bu kapsamda ele alınabilir. Örgütsel politikalar, çalışanlara yapılacak işlerin esası hakkında genel bir çerçeve çizerler. Örneğin şirketin istihdam politikası her işe alım veya işten çıkarma sürecinde baştan aşağı değişikliğe uğramaz. Prosedürler belirli bir işin tamamlanması için izlenecek adımların ve bu adımların nasıl gerçekleştirileceğinin belirlendiği planlardır. Bir çalışanın işten çıkarılması gerektiğinde bu işlemin belirli bir prosedür dahilinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Kurallar ise her türlü faaliyetle ilgili sınırların ne olduğunun belirlenmesidir. Çalışanların iş başında bulundukları sırada gerçekleştirecekleri davranışların hangi sınırlar dahilinde olması gerektiği belirlenmelidir.